山西农业大学档案馆关于毕业生照片及学业档案收集的有关要求

一、毕业照片的收集：

1、规格要求：黑白与彩色各1张，大小为10×7寸（塑封），学生名单附于照片下方或背面，字体用仿宋或楷体，与正面人员相对应，且于合适位置注明摄影者；

2、文字信息要求：照片正面必须显示学院、班级及毕业年份；

3、收集：照片由各学院辅导员统一收齐连同电子版及移交清单一并移交至档案馆文书档案室；

二、学业档案的收集要求：

1、学业档案封皮的装订，按照档案三孔一线的标准进行装订，如有疑问可联系档案馆进行咨询；

2、每名学生的学业档案材料按照材料形成时间的先后顺序排序；

3、移交学业档案分类顺序：入学年份、培养类型（学术型、专业型、课程班）、专业名称（或方向）、学号；

4、请认真填写卷内目录与备考表，个人学业档案材料不完整者，必须要在备考表中注明，例如：XXX缺成绩单或XXX未毕业等等；

5、移交时须附一份纸质版与电子版的学业档案整体名单，内容包括姓名，性别，班级，学号，入学时间，培养类型，专业名称（或方向）

6、务必认真核验、填写好移交清单，由移交人亲自进行移交；